1. ควรใช้ถ้อ้ยคำสุภาพ 2. ข้อความถี่ควรระบุหนังสืออุทธรธ์ 1) รายละเอียดเกี่ยวกับผู้อุทธรณ์ ได้แก่ - ชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ หรือสถานที่ติดต่อโดยสะดวก และหมายเลขโทรศัพท์ - วันที่ที่ยื่นคำอุทธรณ์ 2) รายละเอียดเกี่ยวกับหน่วยงานและการกระทำที่เป็นเหตุให้ท่านยื่นคำอุทธรณ์ ได้แก่ - ชื่อหน่วยงาน - ข้อเท็จจริง หรือพฤติการณ์และการกระทำ หรือคำสั่งที่เป็นมูลเหตุให้ท่านยื่นคำอุทธรณ์ โดยระบุให้ชัดเจนว่าเป็นกรณีไม่เปิดเผยข้อมูลที่ท่านขอ หรือไม่รับฟังคำคัดค้านของท่าน หรือไม่ยอมแก้ไขหรือลบข้อมูลที่ท่านขอให้แก้ไข - รายละเอียดเกี่ยวกับข้อมูลที่เป็นเหตุให้ท่านอุทธรณ์ โดยควรระบุให้ละเอียดชัดเจนและเข้าใจได้ว่าข้อมูลที่ท่านขอดูหรือข้อมูลที่ท่านคัดค้าน
ในฐานะผู้มีส่วนได้เสีย หรือข้อมูลที่ท่านต้องการให้แก้ไขหรือลบ เป็นเรื่องอะไร โดยระบุให้ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะทำได้ และควรระบุชื่อและประเภท
ตลอดจนหมายเลขและวันที่ที่กำหนดในเอกสารไว้ด้วย (ถ้ามี) 3) เอกสารประกอบอื่น ๆ (ุถ้ามี) หากผู้อุทธรณ์มีเอกสารประกอบอื่น ๆ เช่น สำเนาคำร้องขอข้อมูลข่าวสาร และหรือหนังสือแจ้งคำสั่งของหน่วยงานที่สั่งไม่เปิดเผย หรือคำสั่งไม่รับฟังคำคัดค้านของท่าน หรือคำสั่งไม่แก้ไขเปลี่ยนแปลงหรือลบข้อมูลที่ท่านต้องการให้แก้ไข ตลอดจนเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง (ถ้ามี) หากจะแนบไปกับคำอุทธรณ์ก็จะเป็นประโยชน์ต่อการพิจารณาของคณะกรรมการข้อมูลข่าวสารของราชการ และคณะกรรมการวินิจฉัยการเปิดเผยข้อมูลข่าวสาร ซึ่งจะได้นำไปใช้ประกอบการวินิจฉัยอุทธรณ์ต่อไปได้ 3. พยายามหลีกเลี่ยงการเขียนที่พาดพิงไปถึงบุคคลอื่นโดยไม่จำเป็น 4. ถ้้ามีข้อขัดข้องในการเขียนอุทธรณ์ ควรปรึกษาเจ้าหน้าที่ของรัฐ เช่น เจ้าหน้าที่สำนักงานคณะกรรมการข้อมูลข่าวสารของราชการ สำนักงานปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี (ชั้น 2) ทำเนียบรัฐบาล กรุงเทพมหานคร 10300 โทรศัพท์ 0-2281-8559 โทรสาร 0-2281-8543