1. ควรใช้ถ้อยคำสุภาพ 2. ระบุข้อเท็จจริง หรือพฤติการณ์ของหน่วยงานของรัฐ รวมทั้งรายละเอียดเกี่ยวกับข้อมูลข่าวสารที่เกี่ยวข้องให้ชัดเจน 3. ข้อความที่ควรระบุในหนังสือร้องเรียน 3.1 รายละเอียดข้อมูลที่เกี่ยวกับผู้ร้องเรียน ประกอบด้วย - ชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ หรือสถานที่ติดต่อโดยสะดวก และหมายเลขโทรศัพท์ - วันที่ที่ยื่นคำร้องเรียน 3.2 รายละเอียดเกี่ยวกับหน่วยงานและการปฏิบัติที่ไม่เป็นไปตามกฎหมาย - ชื่อหน่วยงาน - ข้อเท็จจริง หรือพฤติการณ์ที่เป็นการปฏิบัติไม่ถูกต้องตามกฎหมาย หรือไม่ปฏิบัติตามกฎหมาย 3.3 เอกสารประกอบอื่น ๆ (ถ้ามี) หากมีเอกสารประกอบอื่น ๆ เช่น คำร้องขอข้อมูลข่าวสาร หรือหนังสือแจ้งการปฏิเสธการให้ข้อมูลข่าวสาร ซึ่งหากผู้ร้องจะแนบไปด้วยก็จะเป็นประโยชน์ต่อคณะกรรมการ ซึ่งจะได้นำไปเป็นข้อมูลประกอบการพิจารณาเรื่องร้องเรียนนั้น ๆ ต่อไป 4. พยายามหลีกเลี่ยงการร้องเรียนที่ใช้ถ้อยคำเสียดสี ดูหมิ่น หรือพาดพิงไปถึงบุคคลอื่น 5. ถ้ามีข้อขัดข้องในการเขียนหนังสือร้องเรียน
สามารถขอคำแนะนำจากเจ้าหน้าที่ของสำนักงานคณะกรรมการข้อมูลข่าวสารของราชการ อาคารสำนักงานปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี (ชั้น 2) ทำเนียบรัฐบาล กรุงเทพมหานคร 10300 หรือโทรศัพท์ 0-2282-1366 โทรสาร 0-2281-8543